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出版基金项目专题之三

 

浅谈如何做好国家出版基金资助项目的财务管理

黄春霞 张国深  杨伯勋  

 

国家出版基金为国家专项出版资金项目之一,是国家为鼓励支持优秀公益性出版物出版,繁荣发展我国出版事业,2007年经国务院批准,在财政部指导下设立。该基金主要用于对不能通过市场资源完全解决出版资金的优秀公益性出版物的直接成本补助。国家出版基金资助项目的财务管理,是对项目承担机构专项用于资助项目出版物的直接成本费用支出的管理。

依目前出版单位惯用的出版物成本的财务管理方法,我们采用成本管理工具中的“经费预算技术”对国家出版基金资助项目直接成本费用的各项支出,从四个关键步骤进行财务管理,较为科学合理、易于操作。

1.明确界定国家出版基金支出范围

根据《新闻出版总署 财政部关于印发国家出版基金资助项目管理办法的通知》《国家出版基金财务管理办法》国家出版基金资助的成本范围为资助项目出版物的编辑、稿酬、版权费、校对、排印装、复制、原辅材料及资料购置等直接成本费用支出。所谓直接成本指可以分清哪种产品消耗、直接反映某一出版物品种生产过程的各项支出,计算出版物成本时,可以根据原始凭证直接计入该出版物成本中。

2.国家出版基金资助项目财务管理的四个关键步骤

2.1确定国家出版基金资助项目需要投入的资源种类

根据国家出版基金资助项目允许支出范围里规定,我们可以把这些允许支出的成本来源划分为三大类别资源:一是涉及项目直接成本经费支出的人力资源,包括编辑、三审人员、特殊稿件的外审人员;二是涉及项目直接成本经费支出的材料资源,包括原材料和辅助材料;三是项目实施过程中涉及的所有直接成本经费支出,如稿酬及校订费、制版费用、印装(制作)费用,开发、研究经费和专题会议经费等;四为制作互联网出版物项目的人工费用,等等,皆归入项目所需投入的资金资源。

2.2确定国家出版基金资助项目资源投入的数量和时间

确定项目资源投入的数量和时间,需按项目的规模、出版方式等因素来统筹。便于制定出出版项目资源供应计划的项目成本管理活动。例如,人民军医出版社承担的国家出版基金项目《中国当代医学名家经典手术》,项目规模为500部手术视频。实施这类以数字出版方式的大中型项目所需投入的人力资源、材料资源和资金资源都相当大。为确保项目顺利实施,首先,在人力资源投入上,需按项目各类各项具体工作组成相应工作小组,努力使资源配置科学化、使用最大化;其次,是在材料资源投入上,确保项目所需用于植入视频内容的硬磁盘、集成电路卡或只读光盘等包装载体材料按手术视频的数量和时长及生产日期按时配备到位。再次,在资金资源投入上,充分考虑到手术视频资金投入较大因素,对超出预算范围的经费支出如何解决等相应问题都做了周密安排,以防资金匮乏影响项目进程。除此之外,项目小组办公室按照时间节点制定了项目实施进度表及任务分配方案,并督促项目完成情况,协调解决出现问题。

传统出版物的资源投入只是在材料资源投入上有所不同,人力资源和资金资源的投入亦需根据项目具体情况做出适当调整。与此同时,对项目完成的时间也必须做出相应的安排,有利于按进度要求在规定的时限内完成规定的工作量。

2.3针对国家出版基金资助项目各项具体工作的分配预算经费定额

对国家出版基金项目进行预算经费定额分配,实质上是对其项目直接的成本的财务管理,管理方法有别于其他出版物。需根据项目实施过程中的人力资源、材料资源和资金资源的消耗量来规定额度。

再以《中国当代医学名家经典手术》为例,其预算经费额度的分配,一要根据项目实施过程中所涉及人力资源中的编辑、作者和外审人员、摄制人员等四类工作人员分别制定相应的付酬标准,并结合他们的工作量预算经费额度的分配。二要根据500部手术视频在分期出版过程中所需的材料资源因需分批采购的时间跨度,充分考虑到包装载体材料价格有可能会有价格浮动等因素,预算经费额度分配时,需要留有余地。三要将用于项目所需的稿酬、原材料、研究经费和专题会议经费、产品测试经费等各项直接成本费用的支出进行分类核算并汇总,计算出资金资源的消耗总量,从而预算出资金资源的经费额度。

出版工作财务管理实践中,出版单位通常使用财务管理系统中的excel表格软件制作excel工作表进行分步成本核算,通过设置Excel公式自动生成的数据来预算经费定额分配,统计方便快捷。

2.4将国家出版基金资助项目的实际成本控制在计划和预算范围内

国家出版基金资助项目的财务管理的最终目标,是尽量使项目的实际成本控制在计划和预算范围内。实际成本的有效控制,需将资助的经费依照项目的进度按预算的额度和时间有计划地支出。然而,对于一些有利于推动现代科学技术发展并将产生深远社会影响的精品项目,即使资助经费下拨不足,我们也应该克服困难设法筹集资金资源将其顺利完成,但必须根据出版单位实际情况量力而行,切不可因此而影响全局发展。因为,产生良好的社会效益是该项目的定位要求。譬如,《中国医学院士文库》项目在实施过程中,虽然下拨资金有所欠缺,但为了保证该项目的顺利推进,出版社对下拨经费的使用进行了明确的规定,经费严格用于支付稿酬、印装等费用,尽量压缩其他开支项目,出版社也专门从其他项目预算经费中拨出部分经费用于支持该项目的必要开支,同时,向上级主管部门申请相关政策支持,以保证该项目按计划顺利完成。

3.国家出版基金资助项目财务管理方法更新提示

国家出版基金资助项目的财务管理方法,是我们在近几年国家出版基金项目出版工作中不断探索和尝试的一些体会,难免会存在欠缺之处。管理无止境,信息技术的飞速发展催生数字出版新业态的不断出现,出版项目的财务管理也须针对各种新的出版方式,紧随其发展的步伐,积极探索与不断变化的形势相适应的、科学化、现代化的出版项目财务管理机制,在日常出版工作实践中,不断更新完善出版项目财务管理办法,是我们出版人永无止境的追求。

 

 

 
来源:人民军医出版社 李琴    日期:2013-12-05 14:04:44
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