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 如何运用BPM优化出版社管理信息系统

邱雷 李琴

人民军医出版社,100842,北京

 

    【摘要】随着计算机与信息科学技术的飞速发展,社会的生活方式和消费结构导致经济结构发生了重大变化。出版业掀起信息化、网络化、数字化浪潮,各大出版社的数字化转型建设方兴未艾,互联网影响传统出版之变已成定局,这对出版社的经营管理,尤其是业务管理流程产生了巨大的影响。本文对BPM的理论和技术及其流程智能化、开放式的框架和资源库、集成的业务流程分析等功能应用于出版社管理信息系统的优势进行了探讨,以期提高出版社工作效率。

    【关键词】BPM的理论和技术;出版社;管理信息系统;优化;功能

     出版社经营管理的现代化应该是把现代管理科学与信息技术应用于出版社实际工作中。出版社管理信息系统是出版社信息化建设的重要内容,运用BPM的理论和技术将出版社生产经营中产生的大量的信息进行系统处理,可以消除信息壁垒,减少信息流失,提高信息利用率。

    1  BPM的理论和技术

业务流程管理(Business Process Management,简称BPM),是指根据业务环境的变化,采用ITInternet Technology的缩写,中文名称:互联网技术)工具推进人与人之间、人与系统之间以及系统与系统之间的整合,以及调整经营方法与解决方案。

BPM的主要技术特点包括有针对性的表单应用设计,灵活的流程定义,适用多种场景,易与其他系统的整合,敏捷的自主实施和易于操作的开发平台[1]

   2  运用BPM的理论和技术优化出版社管理信息系统,可进一步提高工作效率

         管理信息系统是企业不可或缺的重要系统,与企业的运行效率和经济效益密切关联,而管理过程则是对信息获取、信息传递和信息处理的过程。

运用BPM的理论和技术优化出版社管理信息系统,可通过对所研发的管理信息系统的各个环节的运作情况以及绩效表现进行分析诊断,发现出版活动中一些流于形式的规章制度、各个相关部门之间的接口不顺畅而导致重复返工、采用落后的流程导致工作效率低下等问题,并有效地解决。为出版活动的信息储藏和管理、日常经营活动、经营管理的宏观决策、提高管理水平等工作提供诸多便利。

2.1  运用BPM的理论和技术优化人与系统之间的整合,便于将各类信息进行系统地储存和管理,提高信息利用率

优化人与系统之间的整合,可将出版社生产经营中产生的大量的图书制作信息、产品销售信息、出版政策信息、财务信息、人力资源等信息纳入出版社管理信息系统系统地储存,并将这些原始状态为零星散乱、不成体系的信息进行系统地处理。例如,编辑可利用出版管理信息系统的开放式的框架和资源库,通过“图书成本核算”软件提供的用纸品种、开本、印数、页面数、装帧形式等,便可知道自己负责编辑的图书的纸张原材料费用、制版费用、印装(制作)费用等直接成本,以及间接成本、期间费用和全额成本盈()点等情况(见图一的一本16开、四色、平装图书的测算数据);通过“发行管家”(见图二)软件进入“征订管理子系统”(见图三)的开放性框架上传新书征订信息、进入“图书销售子系统”(见图四)了解图书销量等动态情况;也可以和发行员通过“财务管理软件”(见图五)查看编辑销售图书(见图六)和销售单位回款(见图七)情况。为日后的选题策划、市场调研、成本控制等积累有价值的数据。

2.2  运用BPM的理论和技术优化人与人之间的整合,有助于协调和控制日常经营管理活动,保证出版工作正常运转

图书的出版是一个系统工程,全程涉及编辑、加工、出版制作、营销发行等多个部门。运用出版社管理信息系统的集成业务流程分析,优化人与人之间的整合,就能及时得到系统反馈提示的书稿编辑的工作量与后道工序提供的工作量发生严重不匹配等问题,管理者即可及时发现出版社经营活动中的各种问题并采取应对措施,确保流程顺畅运行、目标顺利实施。

2.3  运用BPM的理论和技术调整经营方法,及时为经营管理的宏观决策提供依据,提高生产经营效能和效益

信息时代的出版社经营管理,必然要依赖准确、及时、有价值的信息作为决策的依据。出版社管理信息系统能够对出版社各类信息及时进行分类、计算、汇总、综合,迅速提供各种数据。出版社的决策层通过这些有价值信息的使用,就能够更为迅速、正确地作出决策,从而提高生产经营的效能和效益。例如,出版社管理信息系统显示,一种畅销图书的销量在一周内突然迅速下降,或一种长销图书的销量连续两个月呈下滑的趋势,决策层便要对该图书品种的经营方式作出新的决策:或是针对它的生命周期,调整市场营销策略;或是改进它的构成因素,如增改内容,推出修订版;或是改进图书的形态结构及面封制作材料,便于读者携带和使用,以此延长它的经济寿命和市场寿命;或是自然淘汰该品种,以免造成不必要的浪费。

2.4  运用BPM的理论优化系统与系统之间的整合,有利于提高管理水平,增强企业竞争力

笔者认为,现代企业的竞争力主要表现在三个方面:高品质的产品、稳定的市场、通畅的信息。管理信息系统建设的程度侧面反应出版社竞争力的强弱,管理信息系统建设的水平直接反映出版社管理水平。出版社需一个集成的系统将数据存放在统一的服务器数据库中管理,通过系统与系统之间的整合,让网络在一个集成的环境下工作,方便有相应权限的人共享,达到信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能。

此外,出版社的外部供应链也对出版社管理的信息化提出更多需求。例如,销售商要求网站提供电子书目及其MARK数据等采购信息的下载服务,读者要求网站提供新书浏览、图书购买等服务。这都要求出版社加快管理信息系统的建设,通过对集成业务流程的分析,来提高管理水平。

3  建设出版社管理信息系统必须注意的问题

出版社在实施管理信息系统建设时,首先要依靠专业的管理信息系统开发商或专用商务软件供应商的帮助。其次要明确自己的需求、目标,需对开发商、供应商所提供的服务与产品进行充分的调研、考察和评估后,择优选择适合自己的合作商,并要对合作项目实施严格的项目管理,减少风险。为此必须重视以下五个问题。

3.1  需要制定可行性的长远规划

在管理信息系统设计之初,要充分考虑出版社今后的发展需要,系统对内、对外都需留有可扩展的接口,以利于不断优化完善。

在管理信息系统建设和使用之时,一是要对因建设周期长而涉及到各个部门出现的问题进行协调,二是要对面临的形形色色难以解决的问题制定应对预案。比如,一旦出版社管理信息系统投入使用,就要改变原先的管理模式和生产流程,可能会因此出现一系列问题,需由决策层来承担因这种改变而带来的风险,并及时解决问题。以此保证信息系统顺利地建设和运行。

3.2  需要调整与规范业务流程、规章制度、组织结构等3个要素

出版社管理信息系统的实施,需要对业务流程、规章制度、组织结构进行调整与规范,包括业务流程规范与重组,规章制度完善与执行,组织结构调整与管理模式转变,岗位设置与职能调整等。由此带来的信息革命必然会影响到集体和个人的利益得失,在建立、调试和试用管理信息系统过程中,可能会因新、老管理系统同时运行而大大增加员工的工作量,这都需要全员理解和配合。

因此,管理信息系统建设之初,出版社各级领导务必要对业务流程、规章制度、组织结构的调整与规范,形成一股齐抓共管的合力,同时动员全体员工给予积极配合。要让全员认识到管理信息系统与自己的工作有着密切的关联。他们是该系统的使用者,一个功能完善、使用方便、信息齐备的管理信息系统会给选题开发、成本控制、市场预测等出版工作带来极大的便利;他们还是该系统的信息提供者,他们所提供的信息的正确度和完备性直接决定了管理信息系统的使用功能。

3.3  需要有专门的资金投入及保障机制

出版社的管理信息系统建设需要随着出版社的发展和信息技术的进步而不断优化完善。因此,必须有长期的、稳定的、专门的资金投入,才能保证出版社管理信息系统持续有效地运行。

在资金投入上,必须对专门的资金实行“专人管理、专户储存、专账核算、专门使用”,绝不能挪作他用。信息化是个不断完善的过程,不可能做到一次到位,应本着循序渐进的原则,制定出适合本社特点的信息化路线及其投资计划。因此,出版社应根据本单位具体情况,不要盲目好大攀高,要充分考虑自己的经营规模和资金能力,以适用、够用为度。

3.4  需要与信息化标准相适应

出版社管理信息系统的建设,必须与图书出版标准化委员会、图书发行标准化委员会制定的一系列行业内的生产、流通标准相适应,并能顺利对接。自觉维护行业标准,不但可避免资源浪费,加快图书产品的流通,促进整个行业发展,而且也为出版社自身发展的奠定了良好的基础。

标准的使用也可以用来提高系统的可管理性,从而降低信息化系统的拥有成本。因此,企业信息化标准就是在企业级架构的层面结合业界的技术和业务标准,形成适合于企业自己的标准,而不是简单的技术和业务标准的堆砌2

3.5  需要建立健全信息安全保护系统

信息安全是指信息系统(包括硬件、软件、数据、人、物理环境及其基础设施)受到保护,不受偶然的或者恶意的原因而遭到破坏、更改、泄露,系统连续可靠正常地运行,信息服务不中断,最终实现业务连续性[3]

建设出版社管理信息系统时,出版社要根据公安部、国家保密局、国家密码管理局、国务院信息化工作办公室联合制定的《信息安全等级保护管理办法》,联系出版社实际情况确定一个信息安全等级,明确提出信息安全方面要求,同时还要按《信息系统安全等级保护基本要求》《信息系统通用安全技术要求》《信息系统等级保护安全设计技术要求》等国家应用类建设标准来规范系统的建设。运行出版社管理信息系统时,要按《信息系统安全管理要求》《信息系统安全工程管理要求》等国家应用类管理标准,对外要防范黑客的攻击;对内要有监控机制,可在每个子系统中设置“系统维护”管理系统,用于控制不同部门和不同级别的人进入系统浏览或上传信息的权限,即,系统内部的相互访问要应该设置一定的权限级别,上一级可以完全访问、管理、控制下一级,但下级对上级的访问有一定限制,这样可以用预防的手段来堵住对企业安全造成威胁的源头,保障出版工作的安全和顺利进行。

        可见,在日益激烈的竞争环境中,出版社管理信息系统所发挥的优势功能已成为增强竞争力的重要保障。出版社管理信息系统是一种出版管理制度标准化、业务流程规范化的体现,客观反映了出版社的管理现状。如果出版社的管理信息系统能有效地运行,说明这个出版社的管理是规范的;如果出版社的管理信息系统已优化升级为一个集成系统,说明这个出版社管理是科学且健康的,已具备了市场竞争能力的必要条件。出版社唯有在现代信息社会不断加强信息化建设,提高管理信息化水平,才能提高可持续发展水平。

1维基百科.业务流程管理[DB/OL]. https://en. Wikipedia. org/ wiki/Business_process_management,2016-10-05.

2 360百科.信息化标准[DB/OL]. http://baike. so. com/doc/5000222-5224622. html.

3360百科.信息安全[DB/OL]. http://baike. so. com/doc/5397333-5634634. html.

 

作者情况:邱雷,人民军医出版社办公室主任;李琴,人民军医出版社市场宣传部主任

说明:本文精华版已刊登于《出版参考》20171

 
来源:版协科技出版委    日期:2017-03-08 11:22:53
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